Te paso 5 ideas prácticas para agendar reuniones:
1. Antes de convocar a reunión pregúntate: ¿la necesito? anota el objetivo y si no puedes empezar con un verbo no la convoques: decidir, terminar, definir próximos pasos son verbos.
Revisar si es verbo, pero pide que te envíen al correo el documento y después agendas junta de 15 minutos para hacer preguntas.
2. Invita a los necesarios. A veces queremos invitar gente para que no se sientan, la realidad es que si invitas a tomadores de decisiones del tema e informas a los demás después, no pasa nada. Dicen los que saben que de 5 a 8 personas es más que suficiente para convocar una reunión.
3. Agenda reuniones de menos tiempo, 30-45 minutos y listo. Entiendo que no siempre se puede.
4. Di que no a reuniones. Analiza cuando te inviten a una: ¿mi opinión es vital para el objetivo de esta junta?, ¿esta junta empuja mis objetivos o los de mi equipo o los de mi cliente? si la respuesta es no, di que no. Se que piensas que decir que no es difícil, pero NO lo es: solo dile a quien convoca la verdad.
5. Bloquea tu agenda espacios para hacer exclusivamente tu operación. Si sabes que algo que necesitas hacer te va a llevar 10 horas, bloquea tu agenda esas 10 horas. Puede ser por periodos de 2 o 3 hrs o todo el día completo, eso tú sabrás cómo es mejor para ti.
No tenemos control de los jefes ni de los clientes pero si de nuestro tiempo, escoge una e inténtalo, no quieras hacerlas todas de una.
Pd. Si quieres ver un video corto con este tema puedes hacerlo aquí, está en inglés.
Diviértete!
Poncho Mendoza
